1. Qui est responsable de vos données ?
Caisse Carrée est édité par ETS FAGLASON (Faglason Dev), entreprise individuelle, RCCM RB/ABC/13 A 452, IFU 1201300885006, quartier Womey, Abomey-Calavi (Bénin). Pour toute question sur vos données : contact@caissecarree.com.
Deux situations sont à distinguer :
- Vos données de compte (vous, vos utilisateurs, votre abonnement) : ETS FAGLASON en est responsable.
- Les données de votre activité que vous saisissez (vos clients, fournisseurs, employés, ventes, paie…) : votre entreprise en reste responsable ; ETS FAGLASON les héberge et les traite uniquement pour vous fournir le service, sur vos instructions, sans jamais les utiliser pour son propre compte.
2. Ce que nous collectons et pourquoi
| Données | Pourquoi | Base |
|---|---|---|
| Nom, e-mail, nom de l'entreprise, téléphone (facultatif), n° fiscal (facultatif), mot de passe (stocké chiffré, jamais en clair) | Créer et sécuriser votre compte, vous identifier, vous écrire au sujet du service | Contrat |
| Données de gestion saisies dans l'application (mode Réseau) | Les synchroniser entre vos postes et sites, les sauvegarder | Contrat |
| Adresse IP, navigateur, empreinte technique de l'appareil, tentatives de connexion | Sécurité : empêcher les intrusions, les comptes frauduleux et les abus de l'essai gratuit ; liste des appareils connectés | Intérêt légitime |
| Rapports d'erreurs techniques de l'application (message d'erreur, écran concerné, version, navigateur ; sans vos données de gestion) | Détecter et corriger les pannes | Intérêt légitime |
| Paiements de l'abonnement (référence, montant, statut) | Encaisser l'abonnement, tenir notre comptabilité | Contrat, obligation légale |
| Factures fournisseurs que vous choisissez de scanner avec l'assistant de lecture | En extraire automatiquement les montants et les lignes | Votre demande |
| Photos d'articles que vous ajoutez | Les afficher dans le catalogue et la caisse | Contrat |
| Date et version des conditions acceptées | Prouver votre accord | Obligation légale |
Vos données ne sont jamais vendues, louées ni utilisées à des fins publicitaires. Aucun cookie publicitaire ni outil de suivi marketing n'est utilisé.
3. Mode Solo
En mode Solo, vos données de gestion restent sur votre appareil. Si vous activez la sauvegarde Google Drive, elles sont copiées sur votre propre Google Drive (Caisse Carrée n'accède qu'aux fichiers qu'il a lui-même créés). Seuls les rapports d'erreurs techniques et les vérifications de licence nous parviennent.
4. Espace Cabinet : quand un cabinet comptable ou un partenaire intervient
Un cabinet comptable ou un partenaire inscrit sur Caisse Carrée peut accéder aux données d'une entreprise cliente, uniquement dans les cas suivants :
- Dossier lié : vous invitez vous-même votre cabinet depuis votre compte et choisissez son accès (consultation, comptabilité ou gestion complète). Vous le modifiez ou le retirez à tout moment, avec effet immédiat. Chaque accès du cabinet est inscrit dans votre journal d'audit. Les données de votre entreprise ne sont jamais enregistrées sur l'ordinateur du cabinet.
- Dossier importé (licence Solo) : le cabinet nous transmet des copies de vos sauvegardes, avec votre clé de licence. Ces copies sont vérifiées, privées de vos photos et de vos secrets, puis chiffrées sur notre serveur ; seules les 3 plus récentes sont gardées, et tout est effacé après 12 mois sans nouvel import. Le titulaire de la licence est averti par e-mail et dans son application, et peut retirer l'accès en un clic, ce qui efface immédiatement toutes les copies.
- Compte créé par le cabinet pour son client : le cabinet enregistre le nom de l'entreprise et l'adresse e-mail du dirigeant, prépare le compte, puis le dirigeant en devient propriétaire avec un lien et un code reçus par e-mail. Il choisit alors l'accès qu'il laisse au cabinet. Sans prise de possession au bout de 90 jours, le compte passe en lecture seule pour le cabinet et le dirigeant reçoit un rappel.
- Dossier géré : l'entreprise confie toute sa gestion à son cabinet, qui tient le dossier sous son propre compte. Le cabinet est alors responsable, envers son client, des données qu'il y enregistre ; ETS FAGLASON les héberge pour le cabinet. Le client peut recevoir un accès en consultation et reprendre son compte à tout moment (passage à l'autonomie) : le cabinet perd alors son accès.
Le tableau de bord d'un cabinet n'affiche les chiffres clés d'un client (chiffre d'affaires, résultat, trésorerie…) qu'avec l'accord exprès de ce client, révocable à tout moment. Aucun chiffre ne circule d'un cabinet à un autre.
5. Nos prestataires
Nous faisons appel à quelques prestataires, tenus par contrat à la confidentialité et qui ne reçoivent que le strict nécessaire :
- OVH SAS (OVHcloud), serveurs situés en France : héberge l'application, la base de données et les copies chiffrées des dossiers importés.
- Resend et Brevo : envoi des e-mails (codes de validation, alertes, factures d'abonnement) — votre adresse e-mail et le contenu du message.
- PawaPay : paiement de l'abonnement par Mobile Money — numéro de paiement et montant ; nous ne voyons jamais vos codes secrets.
- Google : connexion « Continuer avec Google » (nom, e-mail, identifiant Google) ; sauvegardes chiffrées de notre base de données sur un compte Google Drive dédié et protégé ; lecture automatique des factures scannées par le service Gemini, uniquement quand vous utilisez cette fonction ; polices de caractères du site.
Certains de ces prestataires sont établis hors de votre pays (Union européenne, Royaume-Uni, États-Unis). Ces transferts sont limités au service rendu et encadrés par leurs engagements contractuels de protection des données.
6. Combien de temps nous les gardons
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte et données de gestion | Tant que le compte existe, puis effacement 30 jours après une demande de suppression |
| Copies chiffrées d'un dossier importé (Espace Cabinet) | Les 3 plus récentes ; effacées dès le retrait de l'accès par le titulaire, ou après 12 mois sans nouvel import |
| Sauvegardes chiffrées du serveur | 7 jours (quotidiennes), 1 mois (hebdomadaires), 12 mois (mensuelles), puis effacement automatique |
| Rapports d'erreurs, tentatives de connexion, codes de validation, demandes de mot de passe | 30 jours |
| Sessions de connexion fermées ou expirées | 90 jours |
| Paiements non aboutis | 90 jours |
| Empreintes d'appareil, contrôles anti-fraude, journal d'envoi des e-mails | 12 mois |
| Paiements de l'abonnement (montants, sans votre identité après suppression du compte) | 10 ans (obligation comptable) |
Ces effacements sont réalisés automatiquement chaque jour. Si une sauvegarde devait être restaurée après un incident, les comptes supprimés entre-temps seraient de nouveau effacés.
7. Sécurité
- Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés (Argon2id), double authentification disponible, sessions révocables à distance.
- Sauvegardes chiffrées hors du serveur, accès d'administration nominatifs et protégés par code à usage unique.
- Journal d'audit dans l'application et registre des incidents de sécurité. En cas de violation de données présentant un risque, nous prévenons l'autorité de protection des données compétente et, si le risque est élevé, les personnes concernées.
8. Vos droits
Vous pouvez à tout moment accéder à vos données, les faire corriger, les récupérer dans un format réutilisable, vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ou demander leur effacement. Directement dans l'application : Paramètres › Sécurité & données (« Télécharger toutes mes données », « Mes informations de compte », « Demander la suppression du compte »). Ou par e-mail à contact@caissecarree.com : nous répondons sous 30 jours.
Les personnes dont votre entreprise enregistre les données (vos clients, employés…) exercent leurs droits auprès de votre entreprise ; nous vous aidons à y répondre.
Vous pouvez aussi saisir l'autorité de protection des données de votre pays, par exemple l'APDP (Autorité de Protection des Données à caractère Personnel) au Bénin, l'ARTCI en Côte d'Ivoire ou la CDP au Sénégal.
9. Suppression de votre compte
L'administrateur de l'entreprise peut demander la suppression depuis l'application. Elle devient effective 30 jours plus tard ; elle peut être annulée pendant ce délai et tous les administrateurs sont prévenus par e-mail. Pensez à télécharger vos données avant : la réglementation OHADA impose à votre entreprise de conserver sa comptabilité 10 ans.
10. Mineurs
Caisse Carrée est un outil professionnel destiné aux personnes majeures.
11. Modifications
Nous pouvons faire évoluer cette politique. La date de version figure en haut de page ; en cas de changement important, vous en serez informé dans l'application ou par e-mail.